Incorporation de documents internes par renvoi dynamique

L’établissement de critères sur la façon dont ce pouvoir pourrait être utilisé aidera à garantir que le pouvoir est utilisé comme prévu dans l’ensemble du système de réglementation fédéral – de manière transparente, responsable et cohérente. Les organismes de réglementation devraient envisager de respecter les critères suivants lors de l’incorporation par renvoi de documents internes :

• Les documents générés à l’interne doivent être disponibles gratuitement et dans les deux langues officielles.
• Toutes les versions précédentes des documents incorporés doivent être mises à disposition afin que soit claire la façon dont les exigences ont évolué au fil du temps et quelles exigences étaient en place sur quelle période de temps à des fins d’application, et en cas de litiges.
• Une liste centralisée de tous les documents incorporés doit être mise à disposition afin que les intervenants aient un accès rapide et facile aux renseignements dont ils ont besoin.
• Le fardeau réglementaire, y compris la conformité et le fardeau administratif, doit être réduit au minimum dans la mesure du possible. Un nouveau fardeau réglementaire ne devrait pas être imposé par les futures mises à jour du document.
• Afin d’accroître la cohérence, la transparence et la responsabilisation de la gestion des documents internes, la publication d’un plan de gestion des documents sera exigée pour chaque document. Ce plan décrira comment les intervenants seront consultés avant les changements, la période de transition pour la mise en œuvre des changements et comment des changements au document peuvent être demandés.

Questions : 

Nous sollicitons vos commentaires sur l'une ou l'ensemble des questions suivantes :

1. Êtes-vous au courant d’exigences réglementaires techniques qui deviennent rapidement obsolètes (par exemple, en moins de deux ans) et constituent un obstacle à la conformité qui gagnerait à être mis à jour plus rapidement qu’il n’est actuellement possible?
2. Quels types de modifications apportées à un document interne devraient nécessiter un engagement avec les intervenants? (Par exemple, tous les changements, y compris les changements administratifs ou les corrections d’erreurs? Seuls les changements nécessitant une période de transition? Seuls les changements concernant les renseignements destinés aux consommateurs?) Quelles mesures faudrait-il prendre pour s’assurer que la communication et la consultation avec les intervenants sont valables?
3. Quelles autres considérations seraient importantes pour les ministères utilisant cet outil?